Logiciel VGP : à qui confiez-vous les données de vos clients ?

Choisir un logiciel de vérification générale périodique ne consiste pas seulement à comparer une application mobile, un générateur de rapports ou quelques centimes par équipement. En important votre fichier clients, vous confiez à un prestataire une partie stratégique de votre entreprise : identité des donneurs d'ordre, coordonnées, parcs matériels, dates d'intervention, photos d'anomalies, signatures, rapports et parfois informations commerciales.

La vraie question est donc simple : à qui souhaitez-vous confier les données de vos clients et pendant combien de temps ?

Une base VGP contient bien plus que des fiches matériels

Pour un contrôleur indépendant ou un bureau de contrôle, la base de données reflète directement l'activité commerciale. Elle permet de connaître les clients actifs, les sites visités, les équipements présents et les prochaines échéances. Elle peut aussi contenir des devis, des factures, des contacts nominatifs et l'historique complet des interventions.

Ces informations doivent naturellement être protégées contre la perte et l'accès non autorisé. Mais la sécurité technique ne suffit pas. Le professionnel doit également comprendre qui exploite le service, quels prestataires peuvent accéder aux données, où elles sont conservées et dans quelles conditions elles peuvent être récupérées.

Sept questions à poser avant de signer

1. Où les données de l'application sont-elles réellement hébergées ? Il faut distinguer l'hébergement du site vitrine de celui de la plateforme SaaS, des sauvegardes et des pièces jointes.
2. Qui est juridiquement responsable du service ? Vérifiez l'identité de l'éditeur, sa forme juridique, son adresse, ses coordonnées et l'entité qui signe le contrat.
3. Existe-t-il un accord de traitement des données ? Le contrat doit définir les rôles, les instructions du client, les sous-traitants, la confidentialité et la gestion des incidents.
4. Quelles mesures de sécurité sont documentées ? Demandez des informations écrites sur le chiffrement, les habilitations, les journaux d'accès, les sauvegardes et les tests de restauration.
5. Comment récupérer l'intégralité de la base ? Clients, matériels, historiques, rapports, photos et documents doivent pouvoir être exportés dans des formats exploitables.
6. Quels engagements sont contractuels ? Une promesse figurant sur une page commerciale n'a pas nécessairement la même portée qu'un SLA, un contrat ou une annexe de sécurité.
7. Comment l'éditeur protège-t-il la confidentialité commerciale ? Il est légitime de demander par écrit qui peut consulter les fichiers clients et à quelles fins.

Le cas Octav : des informations publiques à faire préciser

Octav publie désormais une identité d'éditeur, un numéro SIREN et SIRET, une commune de siège, un directeur de publication, une adresse électronique et un numéro de téléphone. Ses mentions légales indiquent que le site est hébergé par Infomaniak en Suisse. La page d'accueil affirme parallèlement que l'hébergement en France est inclus dans le logiciel.

Ces deux indications ne sont pas nécessairement contradictoires : le site public peut être hébergé en Suisse tandis que les données de l'application sont conservées en France. Toutefois, un prospect prudent devrait demander une confirmation écrite précisant les emplacements du SaaS, des fichiers, des journaux et des sauvegardes. La Suisse bénéficie par ailleurs d'une décision d'adéquation de la Commission européenne ; sa localisation hors Union européenne ne suffit donc pas, à elle seule, à caractériser une non-conformité au RGPD.

La tarification publique annonce actuellement un prix de 0,30 € HT par équipement et par mois, dégressif jusqu'à 0,15 €. La même page évoque à la fois l'activation des seuls modules nécessaires avec un chiffrage détaillé sur demande, puis un abonnement comprenant toutes les fonctionnalités. Avant de comparer le coût final, il paraît raisonnable de demander un devis contractuel indiquant précisément les modules, les volumes facturés, les règles applicables aux EPI, les éventuels services d'accompagnement et les modalités d'export en fin de contrat.

Sources consultées le 19 juillet 2026 : mentions légales d'Octav, politique de confidentialité et page tarifaire publique. Les informations peuvent évoluer.

Ce que l'absence d'information publique signifie réellement

Ne pas trouver un document sur un site ne prouve pas qu'il n'existe pas. Une certification, une procédure de sauvegarde ou une politique de réversibilité peut être communiquée uniquement aux clients. Il serait donc incorrect d'affirmer qu'une plateforme est dépourvue de sécurité sur cette seule base.

En revanche, l'absence apparente de documentation publique justifie de poser des questions. À la date de notre consultation, nous n'avons pas identifié sur les pages publiques examinées de certificat ISO 27001, de SLA détaillé, de liste exhaustive des sous-traitants du SaaS, ni de description complète des tests de restauration. Chaque prospect peut demander ces éléments et comparer les réponses écrites des éditeurs.

Comparer les preuves plutôt que les slogans

Une démonstration prouve qu'une fonction existe dans un scénario donné. Elle ne démontre pas à elle seule la disponibilité du service, la qualité des sauvegardes ou la confidentialité commerciale. Pour choisir sereinement, demandez les mêmes pièces à chaque fournisseur :

• contrat et conditions générales du SaaS ;
• accord relatif au traitement des données personnelles ;
• liste des sous-traitants et pays d'hébergement ;
• politique de sauvegarde et objectifs de restauration ;
• engagement de disponibilité et procédure d'incident ;
• export de démonstration contenant données et documents ;
• engagement écrit de confidentialité et de non-utilisation commerciale des fichiers clients.

Cloud VGP mise sur un cadre professionnel documenté

Cloud VGP présente publiquement une plateforme française destinée aux contrôleurs, bureaux de contrôle, responsables QSE/HQSE et entreprises. L'éditeur annonce un hébergement en France, une conformité RGPD, des sauvegardes chiffrées quotidiennes et un journal d'audit horodaté. Comme pour tout fournisseur, ces éléments doivent être confrontés aux documents contractuels adaptés au projet.

La solution centralise les contrôles réglementaires, la VGP, la GMAO, la veille réglementaire, la gestion documentaire, les échéances, les rapports et la traçabilité par QR Code ou NFC. Pour examiner son organisation, ses engagements affichés et ses fonctionnalités, consultez Cloud VGP, logiciel professionnel de contrôle réglementaire.

Le prix ne doit pas décider seul

Un écart de quelques centimes par équipement devient secondaire si une migration est difficile, si les documents sont incomplets à l'export ou si la relation de confiance n'est pas clairement encadrée. Pour un bureau de contrôle, la valeur du fichier clients et de l'historique des interventions dépasse souvent très largement le montant annuel de l'abonnement.

Avant de choisir Octav, Cloud VGP, VGP Manager ou une autre solution, comparez donc les réponses écrites, les contrats et les exports réels. Le meilleur logiciel n'est pas seulement celui qui promet le plus de fonctions : c'est celui auquel vous pouvez confier durablement vos données, celles de vos clients et la continuité de votre activité.